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Serie de Kits de despliegue Compliance

Presentación

Aun disponiendo de información sobre los fundamentos de Compliance, puede ser complejo aplicarlos sistemáticamente en entornos reales. Profesionales bien preparados se sienten ocasionalmente incómodos a la hora de realizar este ejercicio, especialmente bajo el compromiso de hacerlo en un determinado plazo de tiempo.

En años anteriores he publicado material de utilidad para conocer adecuadamente los principios de Compliance e incluso para disponer de herramientas de ayuda para evaluar sus modelos de gestión. Ahora ha llegado el momento de abordar algunos factores clave en todo plan de despliegue de un modelo de Compliance, si se quiere implantarlo de manera ordenada. En esta sección encontrarás publicados la Serie de 12 kits que facilitan abordar consecutivamente aspectos fundamentales de Compliance, poniendo las bases para disponer de un entorno de gestión robusto en un plazo razonable de tiempo. Cada kit contiene un plan de acción semanal, de modo que en el transcurso de 12 semanas se pueda cubrir ese objetivo, trabajando intensamente en ello.

Los kits son genéricos, en el sentido de que no se refieren a modelos específicos de Compliance por motivo de sector o de materia. No obstante, dada la importancia que están adquiriendo determinadas preocupaciones de Compliance, en algunos kits haré hincapié en sugerencias específicas en el ámbito de la prevención penal y del soborno.

Al igual que con los materiales que he publicado previamente, deseo que estos kits sean útiles para implantar modelos de Compliance que contribuyan a crear o consolidar una cultura de cumplimiento.

Alain Casanovas

Enero 2016. Plan de acción para la primera semana

Kit 1: Puesta en contexto y ubicación

La función de Compliance no actúa de manera aislada, sino que interactúa necesariamente con otras funciones clave en el seno de la organización, contribuyendo a articular las famosas tres líneas de defensa. Este kit te ayudará a dar los primeros pasos para adquirir unos fundamentos sólidos acerca de los cometidos de Compliance y comenzar a definir relaciones con esas funciones sinérgicas, sin las cuales será difícil que desarrolles eficazmente tu labor y que la organización alcance sus objetivos de Compliance.

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Febrero 2016. Plan de acción para la segunda semana

Kit 2: Documentando la función y aspectos personales importantes

Existen diversos motivos por los cuales es importante documentar adecuadamente la función de Compliance. Este kit te permitirá conocer los aspectos clave a considerar a tales efectos, de forma que quede constancia de su existencia y pueda validarse la idoneidad de su diseño. También te facilitará información de utilidad para que puedas desarrollar tu cometido en un marco razonable de seguridad personal.

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Marzo 2016. Plan de acción para la tercera semana

Kit 3: Aproximación basada en el riesgo del modelo y cuestiones organizativas

Los estándares más modernos en materia de Compliance siguen una aproximación basada en el riesgo. Por consiguiente, es importante que conozcas qué significa esto y cómo se traslada a los componentes que conforman el modelo de Compliance. Este kit también te ayudará a diseñar aspectos organizativos clave del modelo que le permitirán operar eficazmente.

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Abril 2016. Plan de acción para la cuarta semana

Kit 4: Terminando de documentar el modelo y los procesos de diligencia debida

Una vez desarrolladas las recomendaciones de los kits anteriores, se puede completar la representación documental del modelo en sus extremos más significativos. Este kit te permitirá concluir el trabajo iniciado en el Kit 1, y familiarizarte con algo muy importante en todo modelo de Compliance: los procesos de diligencia debida en relación con las personas con las que se vinculan con la organización. Conocerás las formas de segmentar esos procedimientos para que no se conviertan en un gravamen inútil.

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Mayo 2016. Plan de acción para la quinta semana

Kit 5: Primera ronda de diligencia debida y bases de generación de una cultura de cumplimiento

Una vez definidos los procedimientos de diligencia debida relativos a Compliance procede su ejecución, de la cual derivarán algunos planes de acción. Este kit te ayudará en esas labores, y también a que prestes atención y desarrolles algunos aspectos que los estándares más modernos de Compliance consideran básicos para establecer, mejorar o consolidar la cultura de cumplimiento de la organización.

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Junio 2016. Plan de acción para la sexta semana

Kit 6: Escalado y plan de revisiones de Compliance

El modelo de Compliance contemplará mecanismos de escalado en diferentes sentidos: los que permiten que cualquier interesado acceda a la función para comunicar sus inquietudes o solicitar consejos, así como los que afectan a la propia función de Compliance respecto de los órganos de máxima responsabilidad social. Este kit te facilitará definir tales mecanismos y también te explicará la necesidad de articular y ejecutar un plan de revisiones de Compliance.

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Julio 2016. Plan de acción para la séptima semana

Kit 7: Despliegue del modelo de Compliance: plan y priorización

Cuando una organización opera en diversos emplazamientos, debería plantearse el modo de desplegar su modelo de Compliance en ellos. Este kit te ayudará a considerar diversos factores que son relevantes a la hora de definir el nivel de centralización o descentralización del modelo, así como para elaborar un modelo fácilmente desplegable. También encontrarás ideas para priorizar el plan de despliegue, para el caso en que sea materialmente imposible ejecutarlo en unidad de acto.

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Agosto 2016. Plan de acción para la octava semana

Kit 8: Check-list y plan de visitas

La función de Compliance se ocupará de diseñar protocolos de revisión interna que faciliten comprobar si los distintos emplazamientos de la organización asumen adecuadamente los cometidos que les atribuye el Sistema de Gestión de Compliance (CMS). Para ello, se precisa un notable grado de movilidad, de forma que la función pueda satisfacerse razonablemente de su nivel de comprensión y ejecución, pudiendo así detectar y corregir debilidades a tiempo. Este kit te ayudará, por lo tanto, a comprobar el despliegue efectivo del modelo de Compliance.

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Septiembre 2016. Plan de acción para la novena semana

Kit 9: Reportes operativos de Compliance y memorias anuales

La función de Compliance debe reportar sus actividades de forma recurrente a la máxima dirección. Igualmente, el resultado de su labor quedará plasmado en memorias anuales susceptibles de ser integradas en otros reportes de gestión de mayor alcance. Este kit te brindará ideas sobre los contenidos tanto de los reportes operativos como de las memorias anuales, permitiendo identificar KRI’s de Compliance y valorar su evolución.

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Octubre 2016. Plan de acción para la décima semana

Kit 10: Ejecución de acciones correctoras de Compliance

El concepto de “información documentada” aplicada al ámbito del Compliance no se limita a la documentación básica que representa el modelo, sino también a la que resulta de su aplicación práctica. Por lo tanto, la existencia y ejecución de los planes de acción derivados de incidentes relacionados con el Compliance forman una parte importante de la información documentada a elaborar y custodiar, cuyo contenido te ayudará a definir este kit.

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Noviembre 2016. Plan de acción para la décimo primera semana

Kit 11: Ejecución de revisiones de Compliance

Habiendo sido definidas previamente (kit 6), procede desarrollar las revisiones del modelo de Compliance, para lo cual se precisarán recursos internos y/o externos. En este kit encontrarás diferentes aspectos que puedes valorar a la hora de lanzar un procedimiento de verificación de Compliance, como el outsourcing o el co-sourcing, planificando razonablemente los recursos y tiempo que vas a precisar en virtud de la opción que elijas.

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Diciembre 2016. Plan de acción para la décimo segunda semana

Kit 12: Acercando Compliance a los grupos de interés

La función de Compliance no puede evolucionar alejada de los grupos de interés (stakeholders) de la organización, ya que buena parte de las obligaciones y compromisos de Compliance traen causa en ellos. La función de Compliance está llamada a convertirse en el interlocutor de la empresa con sus grupos de interés, incluidas las administraciones públicas. En este kit encontrarás ideas para avanzar hacia ese objetivo.

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